Processos financeiros: como aplicar sistema de automação na empresa

A automatização de processos financeiros é uma tendência que coloca a tecnologia como uma parceira eficiente e confiável dos setores de finanças das empresas pelo mundo afora. Mas será que a inovação afeta esses processos na prática?

Se você lida com o dia a dia das contas de uma companhia, seja de pequeno ou grande porte, já deve estar habituada(o) com as complexidades e os desafios dessa tarefa, principalmente quando fazemos isso de forma manual.

Imagine, por exemplo, que você tenha um pequeno e-commerce com cerca de 50 vendas diárias e precise, manualmente, inserir os valores de cada entrada na planilha de Excel e emitir notas fiscais, além de mapear e registrar cada um dos métodos de pagamento disponíveis para seus consumidores.

Bem, dá para dizer com certa tranquilidade que essa missão é bem demorada, suscetível a erros e imprecisa, não é verdade? Afinal, os profissionais do departamento financeiro terão que lidar com uma série de dados e informações importantes de forma manual, o que pode prejudicar o andamento dos processos e, consequentemente, os resultados da empresa.

E essa tendência de implementação de um sistema financeiro automatizado é amplamente defendida pelas principais referências da área. Aliás, 73% dos líderes e CFOs (chief finance organization) acreditam que essa tecnologia trouxe mais eficiência e direcionou os colaboradores do departamento para tarefas mais valorizadas.

Além disso, 87% dos CEOs apontam para a necessidade de investimento em tecnologias que aprimorem o desempenho na execução e análise de dados financeiros para obter mais crescimento e lucro. Ambas as informações são da Tipalti.

Diante disso, quer entender melhor como funcionam e como aplicar a automatização de processos financeiros no seu negócio? Confira!

O que é automatização de processos financeiros?

A automação dos processos financeiros é realizada por um software que utiliza ciências de dados e comandos para a realização de tarefas básicas de gestão das finanças de uma empresa.

Em resumo, se, antes, era necessário ter um colaborador para registrar vendas, emitir nota fiscal e realizar outras tarefas comuns desse departamento, hoje isso pode ser feito de forma segura, ágil e completa, por meio de uma ferramenta tecnológica.

Mas não se assuste! Essa nova tendência não significa que pessoas serão substituídas por robôs ou máquinas de inteligência artificial. Na verdade, a inovação serve para otimizar tarefas repetitivas e demoradas para que, assim, todo o departamento ganhe eficiência e consiga entregar melhores resultados.

As principais ações realizadas por esse sistema de controle financeiro são:

• Emissão automática de notas fiscais e boletos bancários;
• Registro de vendas de acordo com a origem, seja boleto, cartão ou transferências bancária;
• Controle do histórico de entradas e saídas;
• Gestão de pagamentos recorrentes;
• Automação de split de pagamentos;
• Gerenciamento rápido e seguro de uma grande quantidade de dados.

 

Não sabe o que é split de pagamentos? Conheça essa técnica automática de redistribuição de valores:

Quais as vantagens de um sistema financeiro automatizado?

De forma resumida, podemos separar cinco benefícios provenientes da implementação da automação de processos financeiros. Vamos falar de cada um deles!

1. Redução de erros

Tarefas longas e repetitivas, quando realizadas de forma manual, tendem a acabar em erros operacionais que podem custar caro. Por exemplo, uma emissão incorreta de nota fiscal pode prejudicar o fechamento de uma venda, enquanto a análise equivocada de entradas e saídas pode comprometer toda uma estratégia.

Dessa forma, uma tecnologia de automação de processos financeiros é mais adequada para a realização de tarefas repetitivas e demoradas e menos vulnerável ao erro humano. Afinal, seu sistema de algoritmos não é vulnerável a momentos de desatenção e erros tipicamente humanos.

2. Mais agilidade nos processos

Processos automáticos garantem mais agilidade e segurança para tarefas rotineiras e banais.

Além disso, os colaboradores que antes faziam essas funções agora podem ser direcionados para atividades que agregam mais valor ao projeto e, ainda, trazem recompensa intelectual.

3. Controle de mais dados e informações

O banco de dados de um software de processos financeiros possui uma capacidade bem maior do que a humana de gerenciar uma grande quantidade de informações, em intervalos de tempo pequenos.

4. Redução de custos

Com a centralização de uma série de processos em uma única ferramenta, é possível redesenhar funções e atingir objetivos de forma mais rápida, o que permite maior controle sobre gastos.

Em paralelo, a maior eficácia na execução das ações diminui as chances de erros e, consequentemente, de retrabalho por parte dos colaboradores, o que pode atrapalhar toda a cadeia funcional da organização.

5. Relatórios mais precisos para análise

A capacidade de gerenciar com segurança e agilidade uma grande quantidade de dados permite a criação de relatórios e obtenção de insights mais precisos sobre o fluxo e a saúde financeira da empresa.

Assim, os gestores terão à sua disposição dados mais completos e precisos para tomadas de decisões mais assertivas e eficazes para o crescimento do negócio.

Como implementar um sistema de gestão financeira automatizado?

Contar com um sistema de automação de processos financeiros é mais simples do que você pensava. Existem ferramentas que podem ser implementadas em seu negócio que exercem uma série de funções de forma automatizada e com utilização simples para o usuário.

O Zoop Payments, por exemplo, é uma plataforma White Label facilmente implementável na estrutura operacional de empresas, que ajuda a organizar e otimizar o recebimento e gerenciamento de todos os pagamentos.

Além de integração fácil e rápida, ela possibilita a liquidação de todos os pagamentos de forma instantânea na conta comercial, gerenciamento de métodos de cobrança e controle de entradas e saídas.

Conheça mais sobre o Zoop Payments no vídeo abaixo e modernize os processos financeiros e de pagamentos do seu negócio:

Em resumo, o Zoop Payments permite a implementação de processos financeiros complexos de forma rápida e simplificada para sua empresa!