Obrigações contábeis: quais são as principais? Como organizar?

Entre notas fiscais, apuração de impostos, registros em órgãos oficiais e demonstrações financeiras, manter as obrigações contábeis em dia exige organização, estratégia e atenção às constantes mudanças da legislação.

Afinal, essa atividade não é apenas uma questão burocrática. Estar em conformidade garante segurança jurídica, abre portas para crédito e investidores e fortalece a credibilidade da empresa, que não fica com o “nome sujo” no mercado.

A escrituração correta, a elaboração de relatórios financeiros e o cumprimento de prazos fiscais evitam multas e também oferecem dados estratégicos para tomadas de decisão mais inteligentes.

Neste artigo, explicamos quais são os principais compromissos que sua empresa precisa cumprir e como organizá-los sem complicação. Continue a leitura e descubra o que são obrigações contábeis e por que podem definir o sucesso do seu negócio!

O que são obrigações contábeis?

As obrigações contábeis são as atividades legais que toda empresa precisa cumprir para comprovar sua regularidade financeira e manter-se conforme a lei. O processo inclui desde o registro das movimentações no livro contábil até a elaboração de relatórios oficiais, como balanço patrimonial e demonstrações de resultados (DRE).

Na prática, essas obrigações funcionam como um “manual de transparência” da empresa. É por meio delas que você organiza a entrada e saída de recursos, registra decisões societárias e mantém atualizado o relacionamento com a Receita Federal.

Independentemente do porte, do MEI (Microempreendedor Individual) às grandes corporações, todas as empresas devem se adequar a esse processo, o que varia é o nível de complexidade exigido em cada regime tributário.

Um ponto importante é que o MEI tem exceções: não precisa manter escrituração contábil formal como outras empresas, mas ainda deve cumprir obrigações básicas, como o pagamento mensal do DAS e a entrega da Declaração Anual do Simples Nacional.

Ou seja, mesmo com regras simplificadas, não está isento de responsabilidades.

Mais do que cumprir normas, entender essas obrigações é usar a contabilidade como ferramenta estratégica. Quando bem estruturadas, oferecem dados para planejar investimentos, negociar com credores e até conquistar a confiança de potenciais parceiros de negócios.

Quais são as principais obrigações contábeis?

As principais obrigações contábeis são registros, declarações e demonstrações que permitem à empresa comprovar sua regularidade fiscal e financeira para evitar multas e garantir a transparência das finanças.

Conheça as mais comuns abaixo.

• Escrituração Contábil Digital (ECD): substitui os livros em papel pelo registro eletrônico das movimentações financeiras, obrigatória principalmente para empresas do Lucro Real;
• Declaração do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ): entregue anualmente, informa o lucro da empresa e o imposto devido;
• Livros contábeis obrigatórios (Diário e Razão): organizam de forma detalhada as movimentações financeiras e patrimoniais;
• Balanço Patrimonial: demonstração anual que retrata a situação patrimonial e financeira da empresa;
• Demonstração do Resultado do Exercício (DRE): revela, em determinado período, se a empresa obteve lucro ou prejuízo.

Cumprir cada uma dessas obrigações é vital não só para manter-se regular perante a Receita Federal, mas também para dar suporte à gestão estratégica da empresa. Afinal, é fundamental entender a saúde financeira para precificar produtos, planejar investimentos e crescer de forma sustentável.

Obrigações acessórias contábeis: o que são?

As obrigações acessórias contábeis são documentos, declarações e registros que as empresas devem apresentar periodicamente aos órgãos fiscalizadores. Logo, não se confundem com o pagamento de tributos em si, mas funcionam como um complemento indispensável para comprovar o cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.

Na prática, têm um papel de transparência e controle: fornecem ao governo informações detalhadas sobre a movimentação financeira, trabalhista e patrimonial do negócio.

Assim, servem como base para a fiscalização, a prevenção de fraudes e o acompanhamento da regularidade das empresas.

Todas as pessoas jurídicas estão sujeitas a cumprir obrigações acessórias, independentemente do porte ou do regime tributário adotado. A diferença está na complexidade e no volume de documentos exigidos.

Enquanto empresas do Lucro Real, por exemplo, lidam com maior número de registros e declarações, o Microempreendedor Individual (MEI) tem exigências bastante simplificadas.

Entre os exemplos mais comuns estão a emissão de notas fiscais eletrônicas, a escrituração digital e a entrega de declarações periódicas. Mesmo em épocas sem imposto a pagar, essas obrigações continuam válidas e devem ser cumpridas para evitar multas e garantir a conformidade legal.

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Quais os exemplos de obrigações acessórias?

As obrigações acessórias contábeis variam conforme o porte e o regime tributário da empresa, mas algumas são comuns à maioria dos negócios.

Confira os principais exemplos:

• DCTF (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais): enviada mensalmente à Receita Federal, informa tributos como IRPJ, CSLL, PIS e COFINS;
• EFD Contribuições (Escrituração Fiscal Digital das Contribuições): utilizada para apuração de PIS e COFINS no regime não cumulativo;
• DIRF (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte): mostra os valores de impostos retidos em pagamentos a funcionários e prestadores de serviços;
• NF-e ou NFS-e: notas fiscais eletrônicas que registram vendas de mercadorias e prestação de serviços;
• DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais): obrigatória para empresas do Simples Nacional, com dados econômicos e fiscais;
• RAIS (Relação Anual de Informações Sociais): utilizada pelo governo para controle de dados trabalhistas;
• eSocial: sistema digital que unifica informações de folha de pagamento, admissões e desligamentos;
• GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social): informa valores destinados ao FGTS e à Previdência;

Cumprir esses compromissos no prazo é essencial para manter a empresa regular, evitar multas e assegurar controle eficiente sobre tributos e obrigações trabalhistas.

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Como organizar obrigações contábeis da empresa?

Para organizar as obrigações contábeis da empresa, é importante seguir uma metodologia estruturada, que envolva planejamento, controle e utilização de tecnologia. A seguir, listamos algumas etapas essenciais para essa organização.

1. Planejamento estratégico: crie um calendário fiscal detalhado com todas as obrigações fiscais e contábeis, inclusive datas de vencimento e responsáveis por cada atividade. É importante também ter um sistema de alertas para os prazos, o que evita esquecimento e multas;
2. Gestão documental: mantenha todos os documentos organizados digitalmente, com backups regulares. Estabeleça procedimentos para o arquivamento e fácil acesso às informações para reduzir o risco de perdas e erros;
3. Rotinas de conferência: implemente checklists mensais para garantir a verificação e entrega correta de todas as obrigações. Realize também auditorias internas periódicas para corrigir possíveis falhas;
4. Capacitação da equipe: treine os colaboradores sobre as obrigações, mudanças na legislação e procedimentos internos. Ter uma equipe bem informada aumenta a eficiência e segurança no cumprimento das tarefas e regras;
5. Tecnologia e automação: utilize sistemas de gestão contábil integrados que automatizam processos, como lançamentos, cálculo de impostos e emissão de notas fiscais e relatórios. A automação ajuda a reduzir erros e poupa tempo.

Além disso, é fundamental definir os responsáveis por cada tarefa e monitorar o progresso para não esquecer nenhum compromisso. Outra dica é usar ferramentas digitais para organizar tarefas, como Trello e Asana, e também sistemas contábeis especializados para ajudar nesse controle.

Com essas práticas, a empresa mantém suas obrigações contábeis em dia, evita problemas legais e otimiza sua gestão financeira.

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