Como organizar as contas a pagar e evitar o vermelho?

Imagine a seguinte situação: você está no final do mês e percebe que as contas a pagar começaram a acumular. O aluguel, as faturas de serviços essenciais, o financiamento do carro… E, no meio disso, surge aquele sentimento de insegurança financeira. 

Para muitas pessoas, esse cenário pode parecer familiar. As contas mensais, sem o devido gerenciamento, podem virar um pesadelo, pois trazem preocupações constantes e dificultam o crescimento financeiro.

Organizá-las não só ajuda a evitar surpresas, como também pode ser a chave para uma vida financeira mais equilibrada e tranquila. E no mundo empresarial, esse cuidado se reflete diretamente na sustentabilidade da empresa e na manutenção da operação. 

Então, o que fazer para evitar que as dívidas se acumulem e chegar no final do mês com a sensação de dever cumprido? Vamos explorar esse tema a seguir!

O que são as contas a pagar?

Contas a pagar são todas aquelas despesas que uma pessoa ou empresa deve quitar regularmente, ou seja, são os compromissos financeiros que a pessoa física ou jurídica assume e que precisa pagá-los em uma data específica. 

Para as empresas, são os salários dos funcionários, fornecedores, impostos, aluguel, entre outros custos operacionais. Já para indivíduos, podem envolver serviços, como energia elétrica, água, aluguel e crédito de consumo, por exemplo.

Em resumo, as contas representam as obrigações financeiras que, quando organizadas, permitem que a pessoa ou a empresa mantenha sua saúde financeira em dia, de modo a evitar complicações e construir uma imagem positiva junto a fornecedores e parceiros.

Qual a diferença entre contas a pagar e contas a receber?

Contas a pagar e receber são dois lados da mesma moeda financeira, mas com funções opostas. As contas a pagar, como vimos, referem-se às obrigações financeiras que você deve quitar. Já as contas a receber são os valores que você ou sua empresa tem a receber, como pagamentos por produtos ou serviços que vendeu.

A conexão entre as duas é clara: uma empresa com um bom controle do que precisa pagar e receber evita problemas de fluxo de caixa. No entanto, quem não organiza as contas pode ter dificuldades em honrar compromissos, o que impacta diretamente a capacidade de crescer.

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Qual a importância de organizar as contas a pagar?

Organizar as contas a pagar é um dos pilares para o sucesso financeiro, seja pessoal ou empresarial. Sem uma boa organização, é fácil se perder nas datas de vencimento, o que pode resultar em juros e multas e afetar diretamente o orçamento.

Por exemplo, se você esquecer de pagar o aluguel no prazo, além de enfrentar o risco de perder o imóvel, pode ter seu nome inscrito em cadastros de inadimplentes, o que compromete seu crédito. No Brasil, conforme Raio X da pessoa em situação de inadimplência, em 2023, mais de 80% das famílias brasileiras estavam com dívidas.

Do mesmo modo, em uma empresa, a desorganização financeira prejudica sua relação com fornecedores e pode até mesmo paralisar a operação.

A organização, por outro lado, traz benefícios como:

• controle do fluxo de caixa: saber exatamente quanto e quando você precisará pagar ajuda a equilibrar suas finanças;
• evitar multas e juros: ao pagar no prazo, você evita custos extras;
• tranquilidade e segurança: sem surpresas financeiras, você pode focar no que realmente importa, seja no seu planejamento pessoal ou nos objetivos da sua empresa.

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Contas a pagar: exemplos para entender

Entre os principais exemplos de contas a pagar estão:

• aluguel;
• contas de água, luz e gás;
• empréstimos e financiamentos;
• cartão de crédito;
• salários.

Agora, você vai gostar de saber como organizar as contas a pagar com um passo a passo prático. Confira!

Como organizar as contas a pagar? Passo a passo

Saber como organizar as contas a pagar é fundamental. Confira os passos:

1. faça uma lista de todas as contas que tem para pagar;
2. organize as contas por data de vencimento;
3. priorize as contas mais urgentes;
4. utilize ferramentas de controle;
5. estabeleça um fundo de emergência.

Entenda!

1. Faça uma lista de todas as contas que tem para pagar

Para começar, pegue uma folha de papel ou faça uma planilha no computador e liste todas as suas contas. Não se esqueça de incluir desde o aluguel até os pequenos pagamentos do dia a dia. 

O importante aqui é ser completo, para não deixar nenhuma conta de fora. Com a lista pronta, você já tem uma visão geral das suas obrigações financeiras.

2. Organize as contas por data de vencimento

Agora que você já levantou todas as contas, o próximo passo é organizá-las de acordo com as datas de vencimento. Assim, vai ser mais fácil visualizar quando será necessário efetuar cada pagamento e a evitar esquecimentos. 

A dica é usar um calendário ou uma planilha, com campos para marcar o prazo final de cada conta e evitar atrasos e surpresas.

3. Priorize as contas mais urgentes

Nem todas as contas têm o mesmo grau de urgência. Algumas, como o aluguel e a fatura de energia, são mais urgentes, pois têm impacto direto na sua vida ou no funcionamento da empresa. 

Assim, priorize as mais importantes e pague-as primeiro para evitar complicações, como a interrupção de serviços essenciais ou multas por atraso.

4. Utilize ferramentas de controle

Para facilitar o processo, utilize ferramentas de controle, como aplicativos de finanças ou planilhas online. Existem excelentes recursos para quem deseja organizar a vida financeira de maneira prática e rápida. 

No caso dos apps para celular, por exemplo, é possível programar lembretes de vencimento, calcular os juros e até ajudar a planejar o pagamento de contas de longo prazo, como financiamentos.

5. Estabeleça um fundo de emergência

Ter uma reserva financeira é sempre uma boa estratégia para garantir que, se algo inesperado acontecer, você tenha recursos para cobrir as despesas sem precisar recorrer ao crédito. 

Portanto, defina uma porcentagem do seu orçamento mensal para criar seu fundo e, com o tempo, o montante se tornará um suporte importante para sua vida financeira – a dica vale tanto para pessoas físicas quanto jurídicas. 

Leia também: O que é capital de giro? Aprenda a calcular a reserva financeira do seu negócio

Vale a pena ter um organizador de contas a pagar?

A resposta é sim! Um organizador de contas a pagar é uma ferramenta muito útil, especialmente quando o volume de despesas se torna grande. O recurso ajuda a manter todas as informações organizadas e acessíveis em um único lugar, para que você não se esqueça de nenhum pagamento.

O organizador pode ser um aplicativo ou mesmo a planilha que você fez, seja no seu computador ou em um caderninho que está sempre à mão. O importante é que seja fácil de usar e, no caso dos meios digitais, permita programar alertas de vencimento e categorização das despesas, para que você gerencie suas finanças de forma eficiente.

Organize suas contas a pagar e ganhe mais controle financeiro

Manter as contas em ordem é essencial para uma vida financeira mais tranquila e sem surpresas. Com as dicas e o passo a passo que vimos, você já tem as ferramentas necessárias para começar a organizar suas finanças hoje mesmo. 

E para aprender mais sobre como melhorar sua saúde financeira, não deixe de acompanhar o nosso blog!