Como calcular e otimizar o custo operacional da sua empresa?

O custo operacional é a soma de todas as despesas necessárias para uma empresa funcionar diariamente. Inclui os gastos fixos, como aluguel, contas de consumo e salário de funcionários; e os variáveis, a exemplo de matéria-prima e pagamento de comissões.

Saber quanto o seu negócio precisa para operar é crucial, pois interfere em diversos fatores, por exemplo, alcançar a sustentabilidade financeira, manter a margem de lucro saudável e evitar desperdícios e ineficiências.

Contudo, há vários tipos de custos que entram nessa conta, e conhecer cada um é o primeiro passo para atingir objetivos como esses. 

Para ajudar você a aprimorar o gerenciamento do seu negócio, neste artigo explicaremos o que é e como calcular o custo operacional, e 11 dicas para otimizá-lo. 

Siga a leitura e confira!

O que é custo operacional? 

O custo operacional é o total de gastos necessários para uma empresa operar no dia a dia. Inclui todas as despesas, tanto fixas quanto variáveis, a exemplo dos valores necessários para administração, produção, distribuição e comercialização dos produtos/serviços aos clientes finais.

Aqui, vale destacar que, nessa lista, não entram valores provenientes de despesas financeiras, a exemplo de parcelas de aplicações, investimentos e empréstimos.

Assim, como exemplos de tipos de custos operacionais, temos:

• custos fixos: despesas que não mudam com a produção ou vendas, como:
  • aluguel;
  • salários fixos;
  • contas de água, luz e internet;
  • seguros;

• custos variáveis: despesas que mudam conforme a operação, como:
  • matéria-prima e insumos;
  • comissões sobre vendas;
  • fretes e logística.

Dica de leitura para você: “7 desafios da gestão financeira: como lidar com cada um deles?”

Como calcular o custo operacional?

Para fazer o cálculo do custo operacional da sua empresa, você precisa levantar todas as despesas fixas e variáveis e aplicar a fórmula:

custo operacional = custos fixos + custos variáveis

Veja este exemplo:

• gastos fixos: 
  • aluguel: R$ 5.000;
  • salários: R$ 20.000;
  • internet e energia elétrica: R$ 2.000
  • total: R$ 27.000
• gastos variáveis: 
  • combustível: R$ 15.000;
  • manutenção de veículos: R$ 8.000;
  • comissões: R$ 5.000;
  • total: R$ 28.000

custo operacional total = R$ 27.000 + R$ 28.000 = R$ 55.000

Neste exemplo de cálculo do custo operacional, significa que a empresa precisa de R$ 55 mil, todos os meses, para funcionar adequadamente. 

Dica! Confira também o artigo: “O que é ponto de equilíbrio financeiro e como calcular?” 

O que é um custo operacional ideal? 

O custo operacional ideal é a quantia que mantém o negócio em funcionamento de forma eficiente, com cumprimento das responsabilidades financeiras e qualidade em seus produtos/serviços, sem comprometer a lucratividade.

Identificar esse montante é importante porque contribui para:

• atingir uma rentabilidade sustentável: mantém a margem de lucro saudável e garante a viabilidade da empresa;
• aumentar a eficiência financeira: evita desperdícios e otimiza o uso dos recursos sem afetar a qualidade;
• conquistar competitividade: permite trabalhar com preços estratégicos sem prejuízos e, como resultado, torna a empresa mais competitiva no ramo de atuação;
• elevar a capacidade de investimento: libera recursos para inovação, expansão e melhoria dos produtos ou serviços;
• promover a resiliência financeira: protege a empresa contra oscilações do mercado e períodos de baixa receita.

Para alcançar o custo operacional ideal, você pode adotar boas práticas, como:

• definir um orçamento realista e compatível com o porte da sua empresa;
• controlar, analisar e revisar os gastos periodicamente;
• equilibrar custos fixos e variáveis;
• ajustar a precificação conforme haja aumento ou diminuição de gastos;
• aumentar a eficiência produtiva para gerar economia;
• implementar diferentes tecnologias para automatizar processos e, assim, evitar erros e retrabalho que geram mais gastos;
• buscar meios de reduzir custos sem comprometer a qualidade, a exemplo de trabalhar com fornecedores alternativos;
• melhorar a logística e a cadeia de suprimentos;
• estabelecer metas de redução de despesas possíveis de alcançar;
• revisar e adaptar estratégias conforme o mercado.

Leia também: “O que é ciclo financeiro? Como calcular? Para que serve? [Guia]”

11 dicas para otimizar o custo operacional

Devido à importância do contexto, é fundamental que os gestores monitorem regularmente os custos operacionais e busquem formas de reduzi-los. 

Não sabe como otimizar os gastos da sua empresa? Então, confira as dicas que trouxemos para você!

1. Automatize processos

Use ferramentas e softwares que eliminam tarefas repetitivas e manuais, como o faturamento, o controle de estoque e os agendamentos. A tecnologia ajuda a reduzir erros e a economizar tempo e dinheiro.

2. Negocie com fornecedores

Reavalie os contratos para identificar oportunidades de redução de custos. Se necessário, busque fornecedores com ofertas alternativas e inovadoras, pois tendem a gerar economia em longo prazo.

Tente também realizar compras em maior volume, visto que facilita a obtenção de preços melhores, descontos e condições de pagamento.

3. Reveja contratos fixos

Analise os contratos fixos, como os de aluguel e prestadores de serviço. Verifique se há a possibilidade de reduzir os valores ou, até mesmo, mudar de plano para uma opção mais barata, desde que as alterações não prejudiquem a qualidade produtiva do seu negócio.

4. Reduza desperdícios

Implemente políticas de controle de estoques e de consumo de materiais, a fim de evitar excessos, a exemplo de compras desnecessárias de itens para abastecer o estoque. 

Analise também o desperdício de energia, de insumos e o uso incorreto de recursos que geram gastos extras, como água e material de escritório.

5. Terceirize serviços não essenciais

Avalie a viabilidade de terceirizar funções, como limpeza, segurança ou TI. A terceirização impacta positivamente a folha de pagamento e tende a ser mais barata do que manter funcionários fixos.

6. Invista em treinamento de equipe

Capacite sua equipe para ser mais eficiente, o que pode resultar em menos erros, mais produtividade e redução de custos com retrabalho.

7. Explore o potencial da tecnologia

Use os dados que os sistemas geram — a exemplo do ERP e softwares de gestão financeira — para identificar rapidamente pontos de desperdício, oportunidades de economia e, assim, embasar as suas decisões.

8. Ajuste a carga de trabalho

Alinhe a produção à demanda. Dessa forma, você elimina custos com horas extras em períodos nos quais o volume de vendas não justifica manter funcionários além dos horários normais de trabalho.

9. Revise a logística

Melhore rotas de entrega, otimize o uso de veículos e reanalise contratos de transporte para reduzir custos com logística, conforme o seu modelo de negócio.

10. Invista em manutenção preventiva

Realize manutenções periódicas em máquinas e equipamentos para evitar quebras inesperadas e custos relacionados a reparos emergenciais, que costumam ser mais caros.

11. Explore dados de vendas

Adote uma plataforma de meios de pagamento que centralize os dados de vendas presenciais e virtuais em um único lugar. A funcionalidade possibilita automatizar a conciliação financeira e, assim, encontrar rapidamente pontos de perdas monetárias.

O Unified Commerce da Zoop, por exemplo, consolida todos os valores e entrega a você e seu time uma visão completa sobre o seu negócio.

Como você viu, otimizar o custo operacional é essencial para equilibrar eficiência e qualidade e permitir que a sua empresa mantenha uma margem de lucro saudável. 

Agora que você sabe da importância dessa atividade, que tal conhecer melhor a solução de comércio unificado da Zoop? Converse com um dos nossos especialistas e leve a sua empresa a outro patamar!